Neu: Workbase heißt jetzt backoffice.zero

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backoffice.zero zeigt Ihnen, was abgerechnet werden kann, was offen ist und was bis zum Monatsabschluss fehlt. Rechnungen entstehen aus gebuchter Zeit, die Kanzlei bekommt sie per Klick.

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backofficeBillingDGTL, AGILE

STJMLK01:24:375 Ask workload.zero

Billing

Invoices and quotes of all billing entities · 143 invoices in 2026

Create from time Invoice

All 143 Drafts 4 Finalized 3 Sent 12 Paid 118 Cancelled 6 Quotes 9

All billing entities

Table

3 selectedTo DATEV

No.	Client	Project	Period	Status	DATEV	Review	Amount
INV-2026-4012	FA Falkner GmbH	AGILE	Sep 1 to Sep 30	Sent	Oct 1		€9,924.60
INV-2026-4011 from time	AC ACME GmbH	DGTL	Sep 1 to Sep 30	Finalized	·		€2,070.60
INV-2026-4010	NL Nordlicht AG	E-COM	Sep 1 to Sep 30	Partially paid	Oct 1		€10,620.75
INV-2026-4009 Team	DW Digitalwerk KG	DGTL	Sep 1 to Sep 30	Sent	Error		€14,851.20
INV-2026-4008 External	HA Hansa Logistik	Intern	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€2,499.00
INV-2026-4007 from time	AC ACME GmbH	DGTL	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€4,141.20
INV-2026-4006	FA Falkner GmbH	AGILE	Jun 1 to Jun 30	Sent	Missing		€4,998.00
GS-2026-0003 Credit note	NL Nordlicht AG	E-COM	Aug 1 to Aug 31	Finalized	Sep 3		−€1,190.00
INV-2026-4005	NL Nordlicht AG	E-COM	Aug 1 to Aug 31	Cancelled	Sep 3		€11,067.00
INV-2026-4004 Team	DW Digitalwerk KG	DGTL	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€13,137.60
Draft from time	HA Hansa Logistik	NORD	Oct 1 to Oct 31	Draft	·	2 missing	€2,311.46
Draft	FA Falkner GmbH	AGILE	Oct 1 to Oct 31	Draft	·		€7,497.00

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Überfällige Rechnungen, die fällige DATEV-Übertragung, ein angenommenes Angebot ohne Rechnung: workload.zero sortiert nach Geld, Frist und Übergabe und bietet den nächsten Schritt gleich mit an.

Needs youHöchstens fünf Punkte, sortiert nach Dringlichkeit, jeder mit genau einer Aktion.
FlowVon der gewonnenen Pipeline über geleistete Stunden bis zum bezahlten Betrag in einer Leiste.
MonatsabschlussZeiten freigegeben, Rechnungen erstellt, DATEV übertragen, Nachweise versendet.

HomeDGTL, AGILE

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Good morning, Emily

Thursday, Oct 8 · 5 things need you as Accounting

Invoice Start timer

All roles 10 Management 4 Accounting 5 Project lead 3

Needs you

Sorted by money, deadline, approval, handover, info · Projects where you have permissions + company-wide

All 5 in Inbox

Item	Type	Area	Due
INV-4006 overdueFalkner GmbH · €4,200	Money	company-wide	for 86 days	Follow up
AGILE milestone 3 billable€6,300 · fixed price	Money	AGILE	for 6 days	Invoice
DATEV transfer September12 receipts to the tax advisor	Deadline	company-wide	tomorrow	Transfer
2 records without countersignatureSeptember · client AGILE	Deadline	AGILE	by Friday	Remind
Quote Q-118 acceptedNordlicht AG · no invoice yet	Handover	company-wide	for 3 days	Invoice

Today

1 of 3 done · plan in My Day

My Day Board

Prepare sprint planning

DGTL1.5 h

Prepare invoice run October

1 h

Wireframes Pulse monitoring

DGTL2 h

+ Add goal

My week

CW 41 · 1 dot = 30 minutes

Log time

7.5 h

Mon

missing

Tue

9.5 h

Wed

2.5 h

Thu

Fri

DGTL 9 hAGILE 4.5 hE-COM 1 hInternal 5 h

19.5 of 40 h

Flow · October

Where is money stuck? Each stage opens the filtered list.

Open Paid

Billable€9,10019 days old

Open€18,000

Overdue€4,2001 invoice

Paid€25,900

Billable

What can I invoice now?

Billing

€9,120

76 h approved, not invoiced

ACME GmbH14.5 h · oldest entry 19 days

€1,740

Falkner GmbHFixed price milestone 3

€6,300

Invoices from time

Month close September

2 of 4 steps

Time approved

8 of 8

Invoices sent

14 of 14

Records countersigned

6 of 8

DATEV transferred

open

Transfer to DATEV

Funktionen

Von der Stunde bis zur Kanzlei.

Jede gebuchte Stunde wird zum Nachweis, jeder freigegebene Nachweis zur Rechnung, jede Rechnung landet bei DATEV.

Zeit buchen, wo Sie gerade sind.

Die Woche auf einen Blick, Einträge im Seitenpanel, abrechenbar oder intern. Vorschläge aus Commits und kopierte Tage sparen das Abtippen.

backofficeTimeDGTL, AGILE

STJMLK01:24:375Ask workload.zero

Time

CW 41 · Oct 5 to Oct 9 · Emily Park

Copy dayStart timer

Logged this week26.5 hof 32 h target, Tuesday off

Billable21.0 hDGTL 11.5 h, AGILE 5.5 h, E-COM 4.0 h

Suggestions2from calendar and GitHub

Overtime October+3.5 hbalance since January +12 h

My week Entries 214 Team 6 Timesheets 38 Work records 6 Reports

MineFilterProject: DGTL, AGILEReset

Week

Project

Mon Oct 5

Tue Oct 6

Wed Oct 7

Thu Oct 8 · today

Fri Oct 9

Summe

DGTLDigital Transformation

4 h

2.5 h

3 h

2 h

11.5 h

AGILECoaching

2 h

3.5 h

1.5 h retro (calendar)

5.5 h

E-COME-Commerce Redesign

1.5 h

2 h

0.5 h

4 h

InternTraining, admin

0.5 h

Vacation

1 h

0.5 h commits (GitHub)

1.5 h

Total · target 8 h/day

8 h

2.5 h Vacation

9.5 h

2.5 h

0 h

22.5 h

backofficeTimeTimesheetsDGTL, AGILE

STJMLK01:24:375Ask workload.zero

Time

Timesheets per person, project, client or team · confirm, approve, export

Automation Timesheet

My week Entries 214 Team 6 Timesheets 38 Work records 6 Reports

All scopesStatus: allPeriod: September 2026Reset

Timesheet	Client	Person	Status	Sent	Version	Hours
TS-2026-031AGILE September	FA Falkner GmbH	EP Emily Park	Exported	Oct 2	v1	42.0 h
TS-2026-030DGTL September	DW Digitalwerk KG	ST Sarah T.	Approved	Not sent	v1	68.5 h
TS-2026-029E-COM September	NL Nordlicht AG	EP Emily Park	Rejected	·	v1	31.0 h
TS-2026-028DGTL September	DW Digitalwerk KG	JM James M.	Confirmed	·	v2	72.0 h
TS-2026-027All projects CW 40	all clients	LK Lena K.	Awaiting confirmation	·	v1	36.0 h
TS-2026-026E-COM CW 40	NL Nordlicht AG	EP Emily Park	Revised	·	v2	12.5 h
TS-2026-025DGTL October	DW Digitalwerk KG	EP Emily Park	Draft	·	v1	38.5 h

Esc

TS-2026-029 · E-COM September

Nordlicht AG · E-COM · Sep 1 to Sep 30, 2026 · Emily Park

Saved

Rejected by Lena K. on Oct 3: “Please shorten Sep 10 to 5 h, one appointment was cancelled.”

Total31.0 h

Projects1

Billable31.0 h

Detailed Summary Versions 1

Date	Description	Duration
Sep 1	Kickoff checkout redesign	4.0 h
Sep 3	Design QA product page	3.0 h
Sep 10	Usability test, 5 sessions	6.0 h
Sep 17	Review with Nordlicht product team	2.0 h
Sep 24	Design system handover	4.0 h

v1 · rejected · created by Emily Park 10 days agoSep 30

SavedPDF

backofficeBillingFrom timeDGTL, AGILE

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Billing

Invoices and quotes of all billing entities · 143 invoices in 2026

Invoice

All 143 Drafts 4 Finalized 3 Sent 12 Paid 118 Cancelled 6 Quotes 9

All billing entitiesPeriod: Q3 2026Project: DGTL, AGILEReset

No.	Client	Project	Period	Status	DATEV	Review	Amount
INV-2026-4012	FA Falkner GmbH	AGILE	Sep 1 to Sep 30	Sent	Oct 1		€9,924.60
INV-2026-4011 from time	AC ACME GmbH	DGTL	Sep 1 to Sep 30	Finalized	·		€2,070.60
INV-2026-4010	NL Nordlicht AG	E-COM	Sep 1 to Sep 30	Partially paid	Oct 1		€10,620.75
INV-2026-4009 Team	DW Digitalwerk KG	DGTL	Sep 1 to Sep 30	Sent	Error		€14,851.20
INV-2026-4008 External	HA Hansa Logistik	Intern	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€2,499.00
INV-2026-4007 from time	AC ACME GmbH	DGTL	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€4,141.20
INV-2026-4006	FA Falkner GmbH	AGILE	Jun 1 to Jun 30	Sent	Missing		€4,998.00
GS-2026-0003 Credit note	NL Nordlicht AG	E-COM	Aug 1 to Aug 31	Finalized	Sep 3		−€1,190.00
INV-2026-4005	NL Nordlicht AG	E-COM	Aug 1 to Aug 31	Cancelled	Sep 3		€11,067.00
INV-2026-4004 Team	DW Digitalwerk KG	DGTL	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€13,137.60
Draft from time	HA Hansa Logistik	NORD	Oct 1 to Oct 31	Draft	·	2 missing	€2,311.46
Draft	FA Falkner GmbH	AGILE	Oct 1 to Oct 31	Draft	·		€7,497.00

Esc

New invoice

Choose source

Blank From timesheets Project and month

Timesheets only confirmed or approved timesheets that are not yet exportedBilling entity Client

Line item preview

one line item per project and timesheet · service period Sep 1 to Sep 30

Line item	Quantity	Net
[DGTL] Digital Transformation · DGTL September	68.5 h at €120	€8,220.00

Rate from the project (budget hourly rate), otherwise from the team member.

Cancel

backofficeBillingANG-2026-031DGTL, AGILE

STJMLK01:24:375Ask workload.zero

ANG-2026-031 Viewed

Nordlicht AG · E-COM · Checkout Redesign Phase 2

Client viewEdit

Line items 3 Estimate Approval and sending History 4

Line items

Net €17,600.00 · 19% VAT €3,344.00 · Gross €20,944.00

#	Description	Quantity	Unit price	Total
1	Discovery workshop, 2 days	2 days	€1,900.00	€3,800.00
2	Concept and click prototype checkout	12 days	€950.00	€11,400.00
3	Usability test, 5 sessions	1 flat rate	€2,400.00	€2,400.00

Estimate

Zwei Varianten aus invoice-api, die freie Variante kommt aus Ask workload.zero

Historical, from real project hours E-COM phase 1€16,900 · high confidenceStandard rate, rate card €950 per day€18,050 · medium confidenceQuote€17,600

History

Quote created from deal Nordlicht CheckoutEmily Park

Sep 29, 14:02

Sent to Nordlicht with link to accept

Sep 30, 09:10

Opened by client 3 times

Oct 1, 11:20

Question “Is the usability test optional?”Nordlicht AG

Oct 2, 16:45

backofficeBillingDATEVDGTL, AGILE

STJMLK01:24:375Ask workload.zero

Billing

Invoices and quotes of all billing entities · 143 invoices in 2026

Invoice

All 143 Drafts 4 Finalized 3 Sent 12 Paid 118 Cancelled 6 Quotes 9

All billing entitiesDATEV: missing or errorReset

2 transferred to DATEV, 1 error. INV-2026-4009: no DATEV upload address stored for Digitalwerk Labs UG.

No.	Client	Project	Period	Status	DATEV	Review	Amount
INV-2026-4012	FA Falkner GmbH	AGILE	Sep 1 to Sep 30	Sent	Oct 1		€9,924.60
INV-2026-4011 from time	AC ACME GmbH	DGTL	Sep 1 to Sep 30	Finalized	·		€2,070.60
INV-2026-4010	NL Nordlicht AG	E-COM	Sep 1 to Sep 30	Partially paid	Oct 1		€10,620.75
INV-2026-4009 Team	DW Digitalwerk KG	DGTL	Sep 1 to Sep 30	Sent	Error		€14,851.20
INV-2026-4008 External	HA Hansa Logistik	Intern	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€2,499.00
INV-2026-4007 from time	AC ACME GmbH	DGTL	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€4,141.20
INV-2026-4006	FA Falkner GmbH	AGILE	Jun 1 to Jun 30	Sent	Missing		€4,998.00
GS-2026-0003 Credit note	NL Nordlicht AG	E-COM	Aug 1 to Aug 31	Finalized	Sep 3		−€1,190.00
INV-2026-4005	NL Nordlicht AG	E-COM	Aug 1 to Aug 31	Cancelled	Sep 3		€11,067.00
INV-2026-4004 Team	DW Digitalwerk KG	DGTL	Aug 1 to Aug 31	Paid	Sep 3		€13,137.60
Draft from time	HA Hansa Logistik	NORD	Oct 1 to Oct 31	Draft	·	2 missing	€2,311.46
Draft	FA Falkner GmbH	AGILE	Oct 1 to Oct 31	Draft	·		€7,497.00

backofficeFinanceDGTL, AGILE

STJMLK01:24:375Ask workload.zero

Finance

Liquidity and taxes · Get IT Done GmbH · as of today 08:00

Account balance€84,3202 accounts

Reserved for taxes€21,480Estimate

Freely available€62,840after tax reserve

Open receivables€29,445€4,200 overdue

Cockpit Transactions 312 Revenue reports

Get IT Done GmbHYear: 2026Reset

Freely available

Account balance minus tax reserve

Freely available€62,840Hold back for taxes€21,480Reserve 25% of the account balance

Freely available75%

Accounts

Balances from the bank connection

Account	Balance
SK Sparkasse München••• 5678 · Business account	€77,418
QO Qonto••• 9012 · Operating expenses	€6,902

Tax reserve 2026

Estimate, not tax advice

VAT (collected minus input tax minus paid)€6,940Corporate tax 15% plus solidarity surcharge€8,120Trade tax, rate 490%€6,420Total reserve€21,480

Profit (net revenue) to date €51,300 · already paid: VAT €3,412, corporate tax €2,100

Forecast

Average cash flow projected

in 30 days€86,110 free €64,630in 60 days€87,900 free €66,420in 90 days€89,690 free €68,210

Avg. +€1,790 per month from the last 180 days. Expected payments of open invoices are not included.

FALK has not paid INV-4006 for 86 days.

Mit Claude

Fragen statt klicken.

backoffice.zero ist über MCP mit Claude verbunden. Claude liest abrechenbare Stunden, erstellt Rechnungen aus Zeiten und wandelt angenommene Angebote um. Sie geben frei.

Funktioniert heute mit dem workload.zero-Connector in Claude. Beispielgespräch mit fiktiven Daten.

Was kann ich für Oktober noch abrechnen?

get_unbilled_hours

Für Oktober sind 76 Stunden abrechenbar: 41.5 h Digitalwerk KG (DGTL) und 34.5 h Nordlicht AG (E-COM). Soll ich für beide Kunden Rechnungsentwürfe aus den freigegebenen Timesheets anlegen?

Ja, beide als Entwurf.

create_invoice_from_time

2 Entwürfe angelegt: INV-2026-4013 (€4,980.00) und INV-2026-4014 (€4,140.00). Beide warten auf Ihre Freigabe in Billing.

Ablauf

Vier Schritte.

Von der ersten Minute bis zur Kanzlei, ohne Übertragen.

01
Zeit buchen
Auf Kunde, Projekt oder Aufgabe.
02
Nachweis freigeben
Der Kunde bestätigt, die Freigabe ist dokumentiert.
03
Rechnung aus Zeiten
Mit Pflichtangaben-Prüfung vor dem Versand.
04
An DATEV übergeben
Gesammelt, Fehler sofort sichtbar.

Rechner

Was kostet Ihr Papierkram heute?

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach.

Rechnungen pro Monat

Stück

Minuten je Rechnung

Min.

Stundenzettel pro Monat

Stück

Minuten je Stundenzettel

Min.

Die Rechnung nutzt nur Ihre Angaben. Wie viel davon backoffice.zero übernimmt, hängt von Ihrem Ablauf ab. In der Demo rechnen wir es mit Ihnen durch.

Ihr Aufwand heute

9 Std.

pro Monat für Rechnungen und Stundenzettel

Auf das Jahr gerechnet108 Std.

Als Nächstes

Was gerade entsteht.

Diese Funktionen sind im workload.zero-Prototyp entworfen und in Arbeit. Wir zeigen sie, damit Sie wissen, wohin backoffice.zero geht.

Kommt bald
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD direkt beim Versand wählen.
Kommt bald
Mahnwesen
Mahnstufen mit Fristen und Gebühren.
Kommt bald
Bankabgleich
Zahlungseingänge automatisch der Rechnung zuordnen.
Kommt bald
Finance
Liquidität, Steuerrücklage und Forecast.

Eine Datenbasis
Kunden, Projekte und Zeiten aus workstream.zero und coldcall.zero landen ohne Umweg in der Rechnung.
DATEV-Anbindung
Rechnungen gehen gesammelt an Ihre Steuerkanzlei, mit sichtbarem Status.
Aus Deutschland
Entwickelt und betrieben von der Get IT Done GmbH.

workload.zero

Ein Teil der Suite.

Alle Produkte arbeiten auf derselben Datenbasis. Kunden, Projekte und Zeiten pflegen Sie einmal.

Häufige Fragen.

Und die Antworten dazu.

Papierkram auf null.

Morgens sehen, was Sie brauchen.

Today

My week

Billable

Month close September

Von der Stunde bis zur Kanzlei.

Zeit buchen, wo Sie gerade sind.

Line items

Estimate

History

Freely available

Accounts

Tax reserve 2026

Forecast

Fragen statt klicken.

Vier Schritte.

Zeit buchen

Nachweis freigeben

Rechnung aus Zeiten

An DATEV übergeben

Was kostet Ihr Papierkram heute?

Was gerade entsteht.

E-Rechnung

Mahnwesen

Bankabgleich

Finance

Eine Datenbasis

DATEV-Anbindung

Aus Deutschland

Ein Teil der Suite.

Häufige Fragen.

Ist backoffice.zero dasselbe wie Workbase?

Kann ich E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen?

Wie kommen meine Rechnungen zur Steuerkanzlei?

Was kann Claude in backoffice.zero tun?

Funktioniert backoffice.zero auch für Teams?

Was ist mit "Kommt bald" gemeint?

Weniger Verwaltung.